Для кого цей матеріал
Для роботодавців і заявників, які проходять PERM або отримали audit letter/повідомлення про supervised recruitment. Мета — зібрати “audit file” так, щоб відповідь DOL була швидкою, чистою та без суперечностей.
Що ви отримаєте
- мапу тригерів: що найчастіше “підсвічує” кейс;
- audit file checklist: що саме зберігати й навіщо;
- структуру відповіді на audit letter: як пакувати докази;
- пояснення supervised recruitment: що контролює CO і які документи критичні.
Практичний орієнтир щодо дедлайнів: audit letter зазвичай встановлює строк відповіді 30 днів від дати листа. Плануйте збір пакета як проєкт: відповідальний, список пунктів, контроль термінів, єдина версія фактів.
Зміст
Міні-словник та швидкі факти
Ключові терміни
- PERM (ETA-9089) — трудова сертифікація DOL: роботодавець доводить, що не знайшов підхожих U.S. кандидатів з законних причин.
- PERM audit — запит DOL на документи: докази рекрутингу, вимог, розгляду кандидатів і узгодженості фактів.
- Audit letter — лист DOL з переліком пунктів (items) та дедлайном відповіді.
- Audit file — внутрішня папка роботодавця: оголошення “як опубліковано”, підтвердження, кандидат-лог, звіти, обґрунтування.
- CO (Certifying Officer) — посадова особа DOL, яка оцінює PERM і веде аудит/наглядовий рекрутинг.
- Supervised recruitment — рекрутинг під контролем CO: CO затверджує оголошення та/або канал подачі резюме; потрібна сувора звітність.
- Recruitment report — звіт роботодавця: скільки відгуків, як розглядали кандидатів, чому відмовили кожному (законні причини).
- Business necessity — обґрунтування “нестандартних” вимог (коли вони виглядають завищеними або надто вузькими).
Швидкі факти
- Аудит часто виглядає як запит “покажіть докази” та “зберіть все в одну несуперечливу історію”.
- DOL перевіряє насамперед процес і документи, а не “наскільки сильний кандидат”.
- Supervised recruitment — більш “важкий” режим: більше контролю, більше дисципліни, вища ціна помилок HR.
- Найчастіша причина проблем — розбіжності між вимогами, оголошеннями, причинами відмов і фактами про роль (worksite/remote/travel/wage).
Корисно для планування: DOL публікує processing times на FLAG (вони змінюються та не гарантують ваш результат), але допомагають оцінити очікування, особливо коли аудит додає місяці.
Big Picture: як працюють PERM audit і supervised recruitment
PERM — це доказ добросовісного тесту ринку праці. DOL дивиться, чи була реальна вакансія, чи коректні мінімальні вимоги, як саме проводився рекрутинг і наскільки законно роботодавець відмовив U.S. кандидатам.
Audit зазвичай — це “перевірка папки”: CO хоче побачити документи і їхню логіку в одній несуперечливій історії. Тому стратегія проста: не “переконувати словами”, а показувати сліди процесу — дати, оголошення, резюме, причини відмов і узгодженість фактів.
Як думати “очима CO”
- CO перевіряє процес: документальність і узгодженість важливіші за “красиві пояснення”.
- Найчастіший провал — розбіжності: різні формулювання в оголошеннях, звітах і фінальній формі.
- Якщо можливий supervised recruitment, дисципліна рекрутингу стає частиною доказової бази.
Що найчастіше тригерить аудит (PERM audit): практична карта
Тригери майже завжди зводяться до двох речей: (1) розбіжності у фактах/документах або (2) ознаки формального рекрутингу. Нижче — як це виглядає і що варто мати в audit file заздалегідь.
| Група тригерів | Як виглядає на практиці | Що покласти в audit file |
|---|---|---|
| Вимоги “вищі за ринок” | Рідкісна комбінація навичок/ступенів/років досвіду; вимоги виглядають “вузько” або як портрет конкретної людини. | Business necessity, матриці навичок, оргструктура, приклади аналогічних ролей, опис проєктів/задач. |
| Зарплата/локація/режим описані по-різному | Worksite, remote/hybrid, travel, wage — різняться між оголошенням, внутрішніми документами та формою. | Єдиний fact sheet, політика remote/travel, підтвердження worksite (адреси), внутр. діапазони оплати, PWD (за потреби). |
| Слабкий “слід” рекрутингу | Немає підтверджень розміщення, немає “як опубліковано”, дати не фіксувалися, докази у підрядника. | Tear sheets/affidavits, скріншоти з датами, інвойси/логи, копії оголошень “як опубліковано”, таймлайн. |
| Причини відмов U.S. кандидатам не job-related | “Не підійшов”, “не той формат”, “culture fit” — без прив’язки до мінімальних вимог/обов’язків. | Кандидат-лог + конкретні причини відмов, пов’язані з вимогами та обов’язками; нотатки інтерв’ю. |
| Прикордонний бізнес-контекст | Зв’язки/контроль, сімейний бізнес, стартап з “тонкою” структурою — CO часто просить більше контексту реальності ролі. | Корпдокументи, оргструктура, операційні/фінансові матеріали (без зайвої конфіденційності), опис ролі та підпорядкування. |
Діаграма тригерів PERM audit (адаптивна, шрифт ≥ 15px)
Це не офіційна статистика DOL. Діаграма — інструмент пріоритизації: де найчастіше “рветься” логіка та документи у відповідях на аудит.
“Audit file”: як вести папку доказів і не втрачати строки
Audit file — це доказова база процесу. У відповіді на аудит DOL очікує не загальних пояснень, а документальних підтверджень: що публікували, коли, що отримали, як розглядали кандидатів і чому відмовили.
Що має бути “залізно”
- Оголошення “як опубліковано” + підтвердження розміщення (не чернетки).
- Кандидат-лог: резюме, дата, джерело, нотатки, рішення, конкретна job-related причина відмови.
- Узгодженість вимог: вимоги та обов’язки однакові в усіх документах.
- Єдина версія фактів: worksite, remote/hybrid, travel, wage — без розбіжностей.
Як організувати (проста схема)
- Одна “master” папка + підпапки: Recruitment, Applicants, Requirements, Business Necessity, Wage/Worksite, Final Packet.
- Один “fact sheet” на 1 сторінку: title, duties, min requirements, worksite, remote/travel, wage, supervisor, ключові дати.
- Один відповідальний за дедлайни та фінальну перевірку узгодженості (щоб HR/адвокат/менеджер не “говорили різними версіями”).
Audit file checklist (таблична версія)
| Розділ audit file | Що зберігати (мінімум) | Навіщо це потрібно під час аудиту |
|---|---|---|
| Recruitment evidence | Оголошення “як опубліковано”, tear sheets/affidavits, скріншоти з датами, інвойси/логи, таймлайн рекрутингу. | Підтверджує факт, зміст і строки рекрутингу. |
| Applicant log | Список усіх відгуків + резюме + переписка/нотатки + фінальне рішення + конкретна причина відмови. | Показує добросовісний розгляд U.S. кандидатів і законні job-related причини відмов. |
| Requirements & duties | Job description, оргструктура/підпорядкування, опис задач/проєктів, внутрішні стандарти для подібних ролей. | Підтримує “реальність” ролі та пояснює мінімальні вимоги. |
| Business necessity (за потреби) | Пояснювальна записка + документи, що обґрунтовують нестандартні вимоги (контекст проєкту/клієнта/безпеки/відповідальності). | Зменшує ризик висновку “вимоги завищені/вузькі/під конкретну людину”. |
| Wage / worksite | PWD/дані по оплаті (за потреби), внутрішній діапазон, політика remote/travel, підтвердження адрес worksite. | Прибирає розбіжності щодо зарплати та місця роботи. |
| Final packet | Копія фінальної ETA-9089 (як подано), fact sheet, “оглавлення” додатків і audit-ready індекс. | Дозволяє швидко зібрати відповідь без втрати логіки. |
Зрозумілий критерій якості: якщо ви не можете пояснити відмову U.S. кандидату як конкретну невідповідність мінімальним вимогам або обов’язкам (з документальним підтвердженням), це слабке місце. У supervised recruitment такі пояснення мають бути викладені чітко та job-related у звіті.
Інтерактив: audit file checklist (лічильник готовності)
Позначте, що вже зібрано. Інструмент покаже відсоток готовності та коротку підказку щодо пріоритетів.
Рекрутинг: докази
Кандидати: розгляд
Вимоги та роль
Зарплата/локація/фінальний пакет
Як відповідати на audit letter: структура відповіді та контроль якості
Правило №1: рухайтесь строго по пунктах листа. Ваш пакет має бути зручним для CO: кожен item → конкретний exhibit (додаток) без пошуку “по всьому PDF”.
Крок 1. Розбір листа як технічного завдання
- Зробіть список: Item → Документ → Де лежить → Відповідальний → Статус.
- Одразу відмітьте місця потенційних розбіжностей (дати, worksite/remote/travel, вимоги, причини відмов).
- Якщо докази у підрядника (job boards/агентство) — заберіть копії: скріншоти з датами, інвойси/логи, фінальні тексти “як опубліковано”.
Крок 2. “Responsive packet” (що саме відправляти)
- Cover letter — коротко: “Item 1 → Exhibit A”, “Item 2 → Exhibit B”… як оглавлення.
- Index — нумерація додатків для швидкої перевірки.
- Exhibits — лише релевантні фінальні версії (не змішуйте чернетки й альтернативи).
- Fact sheet — один файл, де збігаються worksite/remote/travel/wage/title і ключові дати.
Чого уникати
- “Відправити все підряд”: зайві версії часто створюють суперечності.
- Загальні причини відмов: “not a fit”, “culture fit” без зв’язку з вимогами — слабке місце.
- Переписувати історію: краще пояснити факти та показати документи, ніж “перемальовувати” заднім числом.
Схема: логіка руху PERM audit → рішення
Схема спрощує реальність: CO може запитати уточнення/документи та в окремих сценаріях призначити supervised recruitment.
Supervised Recruitment: що це і чому це “інша гра”
Supervised recruitment — це режим, коли CO задає правила рекрутингу: де/як публікувати оголошення, який текст використовувати (із затвердженням), і куди направляти резюме. Через це зростає навантаження на HR і важливість точних формулювань.
Що зазвичай змінюється
- Оголошення затверджується (або коригується) перед публікацією.
- Канал подачі резюме може бути заданий CO (щоб потік був контрольований і документований).
- Recruitment report стає ключовим документом: скільки резюме, кого розглядали, чому відмовили кожному.
Найчастіша точка ризику
У supervised recruitment “слабкі” причини відмов виглядають як довільність. Тому причина має бути: (1) конкретною, (2) перевірюваною, (3) пов’язаною з мінімальними вимогами/обов’язками.
Практичний підхід: стандартизуйте причини відмов і зберігайте підтвердження (резюме, нотатки, співставлення з вимогами).
Інтерактив: швидкий self-check — де у вас ризик “спіткнутися”
Це не прогноз і не юридична оцінка. Мета — підсвітити зони, які найчастіше потребують посилення audit file.
Позначте фактори, які є у вашому кейсі
Натисніть “Порахувати”, щоб побачити рівень ризику та пріоритети підготовки audit file.
FAQ — PERM audit & supervised recruitment (2026)
1) PERM audit — це підозра у порушеннях?
Не обов’язково. На практиці аудит часто означає запит “покажіть докази” та “узгодьте логіку”. Ваше завдання — дати документи по пунктах листа і зібрати їх у несуперечливу історію (вимоги ↔ оголошення ↔ причини відмов ↔ факти про роль).
2) Що найважливіше в audit file?
Три ядра: (1) оголошення “як опубліковано” + підтвердження розміщення, (2) кандидат-лог із конкретними job-related причинами відмов, (3) єдина версія фактів (worksite/remote/travel/wage) без розбіжностей.
3) Чому причини відмов U.S. кандидатам критичні?
Бо PERM — це тест ринку праці. Якщо відмова звучить як “враження” або загальна оцінка, а не як конкретна невідповідність мінімальним вимогам, CO може засумніватися у добросовісності розгляду.
4) Supervised recruitment — це завжди “погано”?
Це не автоматичне “покарання”, але більш складний режим: більше контролю, більше звітності і вища ціна помилок HR. Дисципліна та заздалегідь зібрані докази допомагають пройти етап без втрати логіки.
5) Що робити, якщо докази рекрутингу у підрядника?
Заберіть копії негайно: фінальні тексти “як опубліковано”, підтвердження розміщення, скріншоти з датами, інвойси/логи, і складіть таймлайн в один файл. Відповідальність за audit file все одно на роботодавцеві.
Primary Sources (.gov) — що саме там дивитися
Нижче — першоджерела на урядових сайтах. Усі посилання відкриваються в новій вкладці. Ці документи корисно тримати під рукою під час формування audit file або підготовки відповіді: вони задають “мову правил” і очікування CO.
20 CFR § 656.20 — Audit procedures (eCFR)
Правило: аудитДивіться тут: що таке аудит у правилах, як виглядає процедура запиту документів, чому для CO важлива узгодженість фактів і доказів.
20 CFR § 656.21 — Supervised recruitment (eCFR)
Правило: supervised recruitmentДивіться тут: які кроки контролює CO, як готуються та затверджуються оголошення, що очікується від роботодавця у recruitment report, і чому причини відмов мають бути законними та job-related.
FLAG.DOL.GOV — PERM program overview
Портал DOLОфіційна точка входу в PERM на FLAG: посилання на програму, документи, інструкції та актуальні оновлення подання.
FLAG.DOL.GOV — OFLC Processing Times
СтрокиСторінка зі середніми строками обробки (змінюються з часом). Не гарантія, але корисний орієнтир для планування, особливо при аудиті.
ETA-9089 Instructions (PDF)
Інструкції формиДивіться тут: значення полів форми, вимоги до заповнення та логіку блоків. Допомагає перевірити, чи не розходяться факти між формою та рекрутингом.
DOL — Supervised Recruitment FAQs (PDF)
FAQ DOLПрактичні пояснення DOL щодо supervised recruitment: як документувати розгляд кандидатів, як формулювати причини відмов, які звіти зазвичай потрібні та чому дисципліна процесу важлива.
Дисклеймер
Матеріал не є юридичною рекомендацією (legal advice) і не замінює консультацію ліцензованого адвоката. Інформація має освітній характер. Правила та практика відомств змінюються.
Будь-які рішення ви приймаєте на власний ризик. Немає гарантій результату. Перед поданням або відповіддю на запит відомства рекомендується обговорити вашу ситуацію зі спеціалістом.
