PERM Special Handling для університетів/коледжів (faculty): правило 18 місяців, докази та audit file
Special handling — це окрема «академічна» гілка PERM для college & university teachers, у якій рекрутинг базується на реальному конкурентному наймі (faculty search), а роботодавець має бути готовий показати, що обраний кандидат був best qualified overall. На відміну від стандартного PERM за 20 CFR 656.17, тут критичні не лише «формальності оголошень», а й запис вибору: критерії комітету, логіка ранжування, контрольований applicant log та робочий пакет доказів.
Дисклеймер: матеріал має освітній характер і не є юридичною консультацією. Правила та практика DOL можуть змінюватися; рішення щодо конкретного кейсу ухвалюйте після консультації з фахівцем. Перевірки та результати залежать від фактів; гарантій результату не існує.
Ключова думка: special handling «виграється» не «гарними оголошеннями», а довідним selection trail і захищеною selection date, від якої правильно рахуються 18 місяців. Більшість аудитів/відмов «ламаються» на двох речах: selection date та recruitment record (критерії, логи, job-related dispositions).
Що таке “special handling” і чим відрізняється від стандартного PERM
- Кого стосується: посади з реальною викладацькою компонентою (faculty/teacher roles). Для «research-only» позицій eligibility може бути спірним — потрібна обережна кваліфікація.
- Фокус перевірки: не лише «чи було розміщено оголошення», а «чи доводить пакет конкурентний вибір та best qualified overall».
- Ключовий дедлайн: ETA-9089 має бути подано в межах 18 місяців від selection після конкурентного процесу.
- Типовий ризик: невідповідність між вимогами в оголошенні/ETA-9089 та критеріями/поясненнями комітету.
Правило 18 місяців: як визначити “selection date” і порахувати дедлайни
На папері правило виглядає просто: ETA-9089 для special handling має бути подано в межах 18 місяців після того, як за результатами конкурентного відбору було зроблено selection на позицію college/university teacher. На практиці більшість помилок трапляються через те, що HR, комітет та юристи по-різному розуміють, яка дата є “selection date”.
Робоче визначення: беріть selection date як перший момент, який ви можете документально захистити: уповноважений комітет/посадова особа ухвалили рішення після конкурентного процесу — і ви можете показати підписаний selection memo, фінальну ranking matrix та послідовний offer trail.
Як визначити захищену selection date (що витримує аудит)
- Один “якірний” документ: підписаний
Selection Memoіз посиланням на конкурентний процес та фінальні критерії/ранжування. - Узгодженість з offer trail: offer letter та acceptance не повинні натякати на іншу дату рішення.
- Уникайте “м’яких дат”: “сподобався кандидат”, усні погодження чи випадкові email — слабкі якорі без підписаного рішення.
- Фіксуйте версії: minutes, ranking matrix, approvals мають підтверджувати одну й ту саму історію.
Математика дедлайну: 18 місяців — це “стеля”, а не ціль
Сприймайте 18 місяців як абсолютну межу й плануйте подання раніше. Чому “провалюються” університети: внутрішні погодження, відсутні posting proofs, або в останню мить знаходиться mismatch між оголошенням та ETA-9089.
- Практична ціль: плануйте подання приблизно до 15-го місяця від selection date, залишаючи буфер на виправлення.
- Що зазвичай “з’їдає” час: узгодження PWD, “чистка” job description, пошук ad proofs, відновлення логів, узгодження критеріїв комітету з “minimum requirements”.
Вікно 18 місяців: буфер подання vs. абсолютний дедлайн
Recruitment record: які артефакти справді найважливіші
Сильний special handling пакет читається як “відтворюваний” найм. Офіцер має пройти шлях: (1) що бачив ринок (оголошення + докази публікації), (2) як комітет оцінював (критерії + ranking), (3) чому обраний кандидат — best qualified overall (selection memo + exhibit map).
Логіка аудиту: DOL зазвичай не оцінює академічну “якість” кандидата. Перевіряють, чи процес був конкурентним, задокументованим і узгодженим, а відмови U.S. кандидатам — job-related і не суперечать публічно заявленим вимогам.
Артефакти, які “несуть” case
- Текст оголошення (final) + posting proofs: що саме було опубліковано, де і коли.
- Критерії/рубрика комітету: розділення minimum vs preferred і повторювана методика оцінки.
- Фінальна ranking matrix: компактний доказ “best qualified overall” без зайвих наративів.
- Підписаний selection memo: якір selection date + коротка логіка вибору з посиланнями на exhibits.
- Applicant log + disposition reasons: контрольований перелік job-related причин, що відповідають вимогам.
- Offer trail: offer letter + acceptance та (за потреби) внутрішні approvals.
Що зберігати, що це доводить і де найчастіше “ламається”
| Артефакт | Що доводить | Як робити правильно | Типова проблема |
|---|---|---|---|
| Final ad text + proofs | Охоплення ринку + заявлені вимоги | Зафіксувати точний текст і зберегти датовані докази (скріни/tear sheets) | Немає дат/платформи або є “редагування заднім числом” |
| Criteria / rubric | Структуровану оцінку без post-hoc | Відділити minimum від preferred; зберегти версію до selection | Рубрика створена після вибору або надто вузька |
| Ranking matrix (final) | “Best qualified overall” у короткому форматі | Одна фінальна матриця; нотатки — тільки в межах rubric категорій | Конфліктні версії; суб’єктивні “fit” коментарі |
| Applicant log + dispositions | Розгляд U.S. кандидатів і job-related відмови | Стандартизувати причини; прив’язати до minimum/rubric | Розмиті формулювання або “приховані” нові вимоги |
| Selection memo (signed) | Selection date + логіку вибору + exhibit map | Посилання на ranking/criteria; дата узгоджена з offer trail | Нечітка selection date або конфлікт з листуванням/offer |
Нотатки комітету: що писати (і чого уникати)
- Job-related мова: “не відповідає minimum degree/experience”, “немає потрібної викладацької компоненти”, “нижчий rubric score у X”.
- Уникати суб’єктивного: “culture fit”, “personality”, “better vibe”, “не сподобався”. Це може стати проблемою.
- Тримайте ядро чистим: детальні внутрішні нотатки можуть існувати, але PERM-файл має триматися на rubric + outcome.
Audit file: чек-лист документів і логіка зберігання
Мета audit file — не «обсяг», а відтворюваність: швидко довести, що саме сталося, коли сталося, та чому було зроблено selection — без реконструкції історії з пам’яті. Добре організований пакет також захищає інституцію внутрішньо: стандартизує документи між кафедрами й зменшує ризик “зниклих доказів” при зміні персоналу.
Правило зберігання: зберігайте ETA-9089 та всі підтверджувальні документи 5 років від дати подання. Багато університетів тримають faculty search records довше за внутрішніми політиками, але базова PERM-вимога — 5 років.
Структура audit file, яка працює “в масштабі”
- Одна сторінка “Date Map” зверху: posting dates → selection date → filing date + посилання на exhibits.
- Папки доказів (ads/proofs, committee packet, applicant log, offer trail, ETA-9089).
- Єдина логіка назв, щоб інший HR міг знайти proofs за хвилини.
- Чисті dispositions (job-related, прив’язані до minimum/rubric) як стандарт “за замовчуванням”.
Чек-лист audit packet: що включити і навіщо
| Елемент пакета | Навіщо потрібен | Як має виглядати “добре” | Типовий тригер аудиту |
|---|---|---|---|
| Date Map + індекс exhibits | Пояснює 18-місячне вікно і навігацію доказами | 1 сторінка таймлайну + “Item → Exhibit” | Офіцер не може швидко звести дати |
| Оголошення + posting proofs | Підтверджує рекрутинг і публічні вимоги | Final ad text + датовані докази (скріни/tear sheets/інвойси) | Немає дат/платформи або є post-hoc правки |
| Criteria + ranking | Підтримує “best qualified overall” структуровано | Rubric (minimum vs preferred) + одна final ranking matrix | Критерії з’явилися після selection або суперечать dispositions |
| Applicant log + dispositions | Показує розгляд U.S. кандидатів і job-related відмови | Стандартизовані причини, прив’язані до minimum/rubric | “Не підійшов”, розмиті причини, “приховані” вимоги |
| Selection memo + offer trail | Фіксує selection date і пов’язує її з офером | Memo з посиланням на exhibits; offer/acceptance узгоджені по датах | Конфлікт дат між memo/email/offer routing |
Операційна порада: тримайте “PERM-ready” версію committee packet, уже очищену від суб’єктивних формулювань. Детальні внутрішні нотатки можуть існувати окремо, але PERM-файл має витримувати перевірку сам по собі.
Типові провали: що найчастіше “ламає” special handling
Special handling — передбачуваний. Якщо файл внутрішньо узгоджений, він зазвичай “тримається”. Якщо є mismatch між вимогами, критеріями та dispositions — або якщо selection date не захищена — захищати кейс стає складно.
1) Mismatch вимог (оголошення ↔ ETA-9089 ↔ критерії комітету)
Найчастіша помилка: комітет оцінює за одним набором критеріїв, а оголошення/ETA-9089 відображають інший. Це виглядає як “tailoring” процесу під конкретного кандидата.
Як виправити: зафіксувати minimum requirements рано, preferences позначити як preferences і тримати dispositions прив’язаними до minimum/rubric.
2) Надто вузькі критерії, що читаються як “під одну людину”
Гіпер-специфічні комбінації (вузьке підполе + унікальна методологія + рідкісний набір курсів) можуть виглядати як виключення ринку.
Як зменшити ризик: не-критичне перенести в “preferred”, а truly necessary критерії коротко прив’язати до duties/curriculum needs (логіка “business necessity”).
3) Відсутні логи або слабкі dispositions (“не підійшов”)
Розмиті причини — найкращий “тригер” для аудитора. Навіть у special handling потрібні job-related dispositions і контрольований applicant log.
Як виправити: один applicant log + стандартизовані причини (degree/experience/teaching record/rubric score), без суб’єктивного “fit” у PERM-пакеті.
Швидкий тест “audit-ready”
Ви в низькоризиковій зоні, якщо “так” на всі 4:
1) selection date підкріплена підписаним memo; 2) дати узгоджені в exhibits; 3) rubric існувала до selection; 4) dispositions job-related і відповідають minimum.
Стратегія відповіді на audit/RFE: що писати, а чого не писати
Сильна відповідь — структурована. Ваша мета — зробити перевірку “механічною”: офіцер читає “Item 3” і одразу бачить “Exhibit C”, який це закриває, з узгодженими датами та контрольованою мовою.
Каркас відповіді, який працює
Перетворіть лист на “Item → Exhibit”. Один пункт — один або кілька чітко названих exhibits.
Почніть з дат. Виведіть Date Map: posting proofs → selection date → filing date.
Далі — “best qualified overall”. Rubric → ranking matrix → selection memo → offer trail.
Не “вигадуйте” нові minimum. Якщо щось було “preferred” — воно має залишатися “preferred” у наративі.
Уникайте суб’єктивного. Використовуйте “per rubric”, “per documented ranking”, “did not meet minimum”, “lower score in X”. Не використовуйте “fit”, “personality”, “more likable”.
Міні-шаблони: “Faculty recruitment packet map” (пояснення назв файлів)
Це проста структура пакета, яка перетворює ваш файл на навіговані exhibits і спрощує аудит/відповідь на RFE.
Правило складання: спочатку зробіть 01_Date-Map і 03E_Selection-Memo, потім додайте ad proofs (02*), ranking (03D), applicant log (04*), offer trail (05*) і ETA-9089 (06*). Якщо ці блоки узгоджені — файл читається як coherent і audit-ready.
Офіційні джерела
- 20 CFR §656.18 (special handling; 18-місячне вікно): eCFR — §656.18
- 20 CFR §656.10(f) (зберігання ETA-9089 і підтверджень 5 років): eCFR — §656.10
- DOL FLAG — огляд програми PERM: flag.dol.gov/programs/perm
- BALCA PERM Digest: dol.gov — BALCA PERM Digest
- DOL/FLAG processing times: flag.dol.gov/processingtimes
Фінальний чек-лист перед поданням: (1) selection date закріплена підписаним memo і збігається з offer routing; (2) є буфер всередині 18-місячної межі; (3) rubric існувала до selection і мапиться на ranking; (4) applicant log використовує стандартизовані job-related dispositions; (5) posting proofs повні й датовані; (6) пакет зібрано як “Cover → Date Map → Ads → Committee → Pool → Offer → ETA-9089”.
